ในยุคสมัยที่เต็มไปด้วยข้อมูลเยอะแยะมากมายอีกทั้งบางเรื่องยังมีความซับซ้อนอีกจึงทําให้เกิดปัญหาไม่รู้ว่าจะสรุปข้อมูลอย่างไรดี เรา storymaker จึงขอให้คําแนะนําในการสรุปข้อมูลเยอะๆซับซ้อนเข้าใจยากให้เป็นข้อมูลที่สั้นกระชับอ่านง่ายได้ใจความ จากหนังสือเทคนิค สรุปแบบญี่ปุ่น เข้าใจง่ายจําได้ไวถ่ายทอดเก่งโดยฮาหมะมัตซูโตะและอูกินชิมยูมิโกะ หนังสือน่าอ่านจากสํานักพิมพ์ Well การสรุปข้อมูลที่ดีนั้นควรทําให้ข้อมูลที่เยิ่นเย้อยืดยาวให้เข้าใจง่ายๆด้วยความสั้นกระชับแต่สาระสําคัญยังคงอยู่
วิธีการ สรุปแบบญี่ปุ่น
ซึ่งหัวใจสําคัญของการสรุปข้อมูลมี 3 หลักสําคัญก็คือ
- คัดกรองสาระสําคัญของข้อมูล
- ตัดสิ่งที่ไม่สําคัญไม่จําเป็นทิ้งไป
- ปรับเนื้อหาที่สรุปให้ตรงความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย โดยต้องรู้ว่า เราจะอธิบายให้ใครและเขาต้องการอะไรและคาดหวังอะไรจากการสรุป โดยการสรุปให้เรานึกถึงความต้องการของอีกฝ่าย ความต้องการของกลุ่มเป้าหมายหรือคนที่เราจะนําเสนอการสรุปให้ให้เขาเข้าใจได้ดีไม่ใช่สรุปตามความต้องการของเรา
และในการสรุปข้อมูลมี 3 สิ่งที่ไม่ควรทําอย่างยิ่งก็คือ
- อย่ากล่าวเกินจริง เสริมแต่งเรื่องราว
- อย่ามักง่ายทําแบบลวกลวก ย่อความให้สั้นแต่ขาดสาระสําคัญ
- อย่าใช้ความคิดเห็นส่วนตัวตามใจชอบ ซึ่งถ้าหากจะแสดงความคิดเห็นส่วนตัวก็ควรระบุด้วยว่านี่เป็นความคิดเห็นส่วนตัวของเรา
เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่นจากหนังสือ How To
เมื่อเราจะทําการสรุปข้อมูลหรือสรุปเรื่องอะไรสักอย่าง ลองมาดูเทคนิคของหนังสือเล่มนี้ที่จะแบ่งขั้นตอนการสรุปออกเป็น 5 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 มองภาพรวมของข้อมูล ก่อนให้ทําความเข้าใจภาพรวมภาพใหญ่ของข้อมูลก่อนแบบคร่าวๆ เช่น เรื่องนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับอะไร ใครเป็นคนเขียนเรื่องเป็นแนวไหนระดับไหน การมองภาพรวมจะช่วยให้เรามองเห็นว่าเราควรจะสรุปข้อมูลนี้ไปแนวทางไหน พอทําความเข้าใจภาพรวมแล้วให้ทําความเข้าใจภาพรวมของรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆด้วย
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาโครงสร้างของข้อมูลที่จะสรุป โดยพิจารณาโครงสร้างของเนื้อหาข้อมูลผ่านย่อหน้าของเรื่องนั้นๆโดยเราอาจจะเขียนคํากํากับไว้ทุกข์ย่อหน้า เช่น ย่อหน้านี้เป็นการเกริ่นนํา ย่อหน้านี้เป็นย่อหน้าของข้อมูลสําคัญ หน้านี้ไม่มีสาระสําคัญอะไรเลยควรตัดมันทิ้งไปหรือย่อหน้านี้เป็นข้อสรุปของข้อมูลซึ่งถ้าเราเขียนคํากํากับไว้เวลาเรามาทําสรุปจะทําให้คัดกรองแยกแยะและดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องมาเริ่มอ่านใหม่และในการสรุปข้อมูลเนื้อหาของเรื่องราวนั้นๆ ให้เราค้นหาใจความสําคัญจากโครงสร้างของเรื่อง โดยใช้หลัก 5W1h ซึ่งก็คือ เป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร เรื่องนี้เป็นเรื่องของใคร เรื่องนี้เกี่ยวกับใคร ใครได้รับผลกระทบบ้าง
Why เหตุผลของเรื่องนี้คืออะไร แนวเรื่องนี้เกิดขึ้นที่ไหน เรื่องนี้เกิดขึ้นเมื่อไหร่ และเรื่องนี้เกิดขึ้นอย่างไรบ้างและในข้อมูลบางข้อมูลที่เราสรุปนั้นบางครั้งก็อาจจะมีข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและก็มีข้อคิดเห็นของผู้เขียนด้วยเช่นกัน ให้เราแยกแยะข้อเท็จจริงและข้อคิดเห็นอย่าเอามาปะปนกัน ควรระบุไว้อย่างชัดเจนด้วยว่าข้อความใดเป็นความคิดเห็น ข้อความใดเป็นข้อเท็จจริง
ขั้นตอนที่ 3 กําหนดจุดประสงค์และคัดเลือกสูตรสําคัญ พอเราจะกําหนดจุดประสงค์โดยการสรุปว่าเราจะสรุปยังไงแบบไหนดี? อย่างแรกที่เราต้องรู้ก็คือเราจะสรุปให้ใคร เพราะคําว่าสําคัญของแต่ละคนไม่เหมือนกัน ความต้องการก็แตกต่างกัน ระดับความรู้ก็ต่างกัน บางคนอยากรู้แค่ภาพรวม บางคนอยากรู้รายละเอียดแบบเจาะลึก เพราะฉะนั้นเราต้องปรับเปลี่ยนข้อมูลที่เราสรุปให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายด้วย
การสรุปข้อมูลต้องเป็นการทําให้สิ่งนั้นเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่ออีกฝ่ายและทําให้เขาไขข้อข้องใจมันให้ได้ ถ้าข้อมูลที่เราตั้งใจสรุปแค่ไหนแต่มันไม่สามารถเข้าถึงคนรับข้อมูลได้ก็เปล่าประโยชน์ และนอกจากนั้นเราควรค้นหาคําสําคัญหรือ keyword ของข้อมูลในนั้นให้เจอ คําไหนที่เน้นบ่อยๆใช้ซ้ําๆคําไหนที่หากขาดไปแล้วจะทําให้ข้อมูลที่มีอยู่ไม่สมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 4 รวบรัดให้กระชับ เรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้เป็นประโยคสั้นๆโดยอาจเลือกใช้คําที่รวบรัดปริมาณข้อมูลได้ เช่น หมู หมา แมว อูฐ ค้างคาว แมวน้ํา เราอาจรวบรัดเป็นคําว่าสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมจะทําให้ประหยัดเวลาในการศึกษาข้อมูลแต่ทั้งนี้ในส่วนสาระสําคัญอย่าตัดหรือรวบรัดจนทําให้ความสําคัญนั้นหายไป
ขั้นตอนที่ 5 จัดรูปแบบไม่ให้สับสน หากข้อมูลที่เราสรุปออกมานั้นคนรับข้อมูลสับสน งง ก็คงไม่ดีแน่ สิ่งที่มักผิดพลาดในการสรุปข้อมูลทําให้เกิดความสับสนก็คือการที่เราใช้คํากํากวม ทําให้ผู้รับข้อมูลเกิดความลังเลและเข้าใจผิด เราต้องหลีกเลี่ยงคํากํากวม คําที่คลุมเครือ ต้องบอกให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงคําศัพท์เฉพาะที่เข้าใจยาก แล้วเรียบเรียงเนื้อหาไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด เราควรเรียบเรียงเนื้อหาโดยเริ่มจากการบอกข้อสรุปตั้งแต่เริ่มต้นเรื่อง เริ่มจากอธิบายภาพรวมภาพใหญ่ไปหารายละเอียดปลีกย่อยและเมื่อสรุปข้อมูลเสร็จแล้วก่อนถ่ายทอดข้อมูลในนั้นออกไป เราควรดูสิ่งที่ตัวเองสรุปมาสักนิดด้วยคําถาม 5 คําถามที่ว่า
- เมื่อเราอ่านข้อมูลที่เราสรุปแล้ว เราบอกได้หรือไม่ว่า เนื้อหาต้องการบอกอะไรกับเรา
- เนื้อหาที่สรุปตกหล่นคําสําคัญหรือไม่
- สรุปได้ชัดเจนแล้วหรือยัง? มันกํากวมไปหรือเปล่า? อ่านแล้วงงไหม?
- เนื้อหาที่สรุปถูกต้องหรือไม่ หรือเป็นความคิดเห็นของเรา
- เนื้อหาที่สรุปเหมาะกับกลุ่มเป้าหมายและเป็นประโยชน์หรือไม่
และอย่าลืมหัวข้อหลักของการสรุปคัดกรองสาระสําคัญของข้อมูล ตัดสิ่งที่ไม่สําคัญทิ้งไป ปรับเนื้อหาที่สรุปให้ตรงความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย
สนับสนุนโดย :: baccaratwallet